還在使用傳統的紙本打卡嗎 該是時候淘汰囉!

你的公司現在是使用什麼打卡工具呢?不少公司都使用傳統紙本打卡的考勤制度,但是隨著公司年年成長,紙本打卡也會出現不少問題。例如,人數越來越多,員工每天上班等打卡花了好久的時間;到月底時人資部門總是焦頭爛額地在追蹤打卡記錄與計算請假、遲到與薪水,又或者員工代打卡問題總是防不勝防(延伸閱讀:員工代打卡怎麼辦)!這些單一問題累積起來,不知不覺中其實會影響到團隊效率,嚴重者還會阻礙公司發展!

為了避免這些問題阻礙公司發展,我們建議還在使用傳統紙本打卡方式的公司行號及團隊及早更新打卡考勤系統,使用科技化的管理系統,以省去紙本打卡帶來的麻煩。

科技進步 企業應與時俱進

隨著科技發展,現在有不少企業準備汰換掉紙本的傳統打卡作業。畢竟紙本打卡的弊端太多,例如打卡紙遺失、代簽代打的情形層出不窮,以及累積好幾年的打卡單放到無處可放…等。

其實以現代化的速度來說,許多管理作業都能善用科技來執行。例如近幾年快速發展的生物識別(指紋、虹膜、人臉辨識)打卡,就替不少公司省去許多傳統打卡的麻煩。

善用科技 縮短人資作業時間

每到月底,人資部門就會開始準備著手處理員工的出缺勤與薪資計算,這段時間往往也是人資部門最繁忙及頭痛的時候,因為常常需要處理忘記打卡或者請假等瑣事。

當科技化打卡取代紙本打卡,第一個受惠的就會是最繁忙的人資部門!因為若能夠運用科技來記錄打卡資料,月底時無論是算時數、薪資或查看其他出缺勤紀錄,都能夠在短時間內完成,節省了寶貴時間,多出了許多能夠尋找發展空間的機會。

資料雲端化 查詢更方便

在資料保存上,比起紙本打卡,利用科技雲端打卡系統能夠將資料以電腦方式儲存。除了能夠省去紙本空間外,也能更方便快速查到過往的出缺勤紀錄。

除此之外,當內部需要進行出缺勤考核時,也能一鍵查詢記錄,保障員工與公司的權益與資料的公正性。

隨著時代進步與科技發展,員工的出缺勤管理其實不需要拘泥於傳統的作法,反而應該導入科技化管理系統,以應付未來在管理上更嚴峻的挑戰,也提升團隊的管理效力!

GoFace先進的人臉辨識系統,使用科技化的管理模式,研發高端人臉辨識技術,讓員工上下班打卡只需使用一台平板電腦「刷臉」就能記錄當天的出缺勤!幫助人資部門快速掌握全體員工考勤及薪資!

利用人臉辨識,也能有效防止代打卡以及偽簽問題,杜絕管理漏洞;管理者也能從後台結合手機觀看員工的出缺勤狀況,隨時掌握人事情形,不必擔心資料缺失、難以控管。

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打卡?不打卡?其實打卡制好處多多!

「打卡」是多數企業選擇管理員工的方式之一,無論是朝九晚五型的公司、工廠排班、餐飲業等輪班制,「打卡」都是普遍存在於職場的管理模式之一。

當然,也有些小型公司因為人數不多而選擇不打卡讓員工保有工作自由,或許在公司草創初期是可以這麼做的,但是經過我們的調查訪問,不少新創小型公司也同意,隨著公司茁壯成長,打卡制度也是必須建立的管理模式。

雖然「打卡制」看似限制了員工自由,或許有時也會讓員工感受到不被信任。但打卡的目的是為了記錄工作時數,也是客觀的第三方記錄,能夠保障雙方不受爭議。

除此之外,打卡制對公司與員工還有什麼益處呢?

確保大家能在上班時間出現

公司聘請員工,員工按照要求到公司上班是件天經地義的事,但偶爾就是會出現「意外」。如果沒有打卡制,員工很可能產生曠班曠職之情事,因為公司並沒有有力的工具與制度阻止這件事發生。

或者當有些公司釋出美意,在一定的責任與上班時數外讓員工自由選擇上下班時間,其實也會發生問題。例如若需要臨時開會,很可能會發生有些人還沒到公司的窘境,拖慢團隊效率。

因此,建立基本的打卡制度其實能夠做到確保員工與主管階層在上班時間人在辦公室,而這是團隊能夠效率運作的最基本原則。

保存打卡記錄 避免勞資爭議

另外公司需要實行打卡制的原因其實與法令有關。其實現行法令要求雇主必須保存員工的出缺勤紀錄,以確保資方不會以「不用打卡」之名行壓榨員工之實。

在法令規定之外,當主管要進行內部考核時,若有客觀的打卡記錄也比較能夠就事論事的討論,避免過度情緒性的用語傷害團隊士氣。

建立管理制度 團隊茁壯

「管理」是門深奧的學問,管理得當,公司能夠激發員工士氣,讓員工在高效的軌道上運行;管理失當,則會損及公司運作以及傷了員工士氣。如何拿捏管理程度與原則,除了選擇好管理工具外,也正考驗著管理者的智慧。

「GoFace先進的人臉辨識打卡系統」,是專為公司團隊、餐飲業者、店家老闆打造的打卡管理工具。只要建立好員工資料,從此後只要「刷臉」就能記錄上下班時間,幫管理者保存精準的出缺勤紀錄。資料保存在雲端,管理者也能透過行動裝置就能掌握員工的出缺勤!

好的管理工具能幫助公司提升工作成效,讓團隊能專注在其他發展機會上。現在立即下載GoFace,並免費試用一個月,或聯繫我們讓專人為你服務。

員工遲到,怎麼辦?如何管理?

員工的出缺勤狀況想必是每位管理者心中最在意的事,既然請了員工,就不希望員工常常發生遲到早退、曠班曠職等問題。然而在管理實務上,確實偶爾會碰到不守規定的員工,這時候該怎麼改善這個問題呢?

在一般情況下,多數公司及企業是會利用罰款的方式來遏止遲到情形發生,但是也有不少員工曾反應,公司對於遲到區間過於嚴苛,幾分鐘就扣了幾百塊,也不太人性化。有時候甚至為了那幾分鐘的問題,拖慢了工作時程與進度,最後無論對員工或對管理者來說都得不償失。

那麼以公司的角度而言,該如何面對員工的遲到情形呢?

建立好出缺勤規則,使員工全體遵守

大部分的公司都有一套基本的出缺勤守則,但建議要越詳細越好。例如工作時數、員工應到班的確切時間,以及緩衝時間。

接著,告訴員工公司會如何紀錄出缺勤,是使用打卡紙紀錄或者其他?以及遲到的話,用什麼方式進行補償(或罰則)?最後,針對遲到情形嚴重的員工進行道德規勸,說明遲到為公司與同仁帶來的困擾。

保存好出缺勤的紀錄,以利未來查證

針對遲到情形嚴重的員工,站在公司的角度,很可能會展開約談。這時候由管理者保存的出缺勤紀錄就會是很好的證據與談判工具,也讓管理者在對遲到者做出裁決時保持公正、客觀,對公司而言,也會產生很好的示範作用,有助於公司員工共同遵守準時原則。

至於工具方面,GoFace人臉辨識打卡系統是一套能幫助管理者快速整理員工出缺勤的打卡系統。透過1:N的先進人臉辨識AI技術,員工每天上班只需要掃臉就能在系統上留下紀錄。方便管理也方便計算出缺勤及薪資!員工的各種出席狀況一覽無遺。

即時發現、及早處理,以免後患

遇上慣性遲到的員工想必絕對不是管理者想要的情形,但當遇上時還是得想辦法改善。建議管理者不要等到狀況無法控制時才開始著手處理問題,要在最一開始發現時就立即處理,避免養成有損公司文化及形象的行為。

同時建議管理者在處理員工出勤問題時理性面對,避免過多的情緒性表現,所以這時如果能夠輔以出缺勤紀錄就能夠就事論事並理性地討論遲到問題。
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