員工的出缺勤狀況想必是每位管理者心中最在意的事,既然請了員工,就不希望員工常常發生遲到早退、曠班曠職等問題。然而在管理實務上,確實偶爾會碰到不守規定的員工,這時候該怎麼改善這個問題呢?

在一般情況下,多數公司及企業是會利用罰款的方式來遏止遲到情形發生,但是也有不少員工曾反應,公司對於遲到區間過於嚴苛,幾分鐘就扣了幾百塊,也不太人性化。有時候甚至為了那幾分鐘的問題,拖慢了工作時程與進度,最後無論對員工或對管理者來說都得不償失。

那麼以公司的角度而言,該如何面對員工的遲到情形呢?

建立好出缺勤規則,使員工全體遵守

大部分的公司都有一套基本的出缺勤守則,但建議要越詳細越好。例如工作時數、員工應到班的確切時間,以及緩衝時間。

接著,告訴員工公司會如何紀錄出缺勤,是使用打卡紙紀錄或者其他?以及遲到的話,用什麼方式進行補償(或罰則)?最後,針對遲到情形嚴重的員工進行道德規勸,說明遲到為公司與同仁帶來的困擾。

保存好出缺勤的紀錄,以利未來查證

針對遲到情形嚴重的員工,站在公司的角度,很可能會展開約談。這時候由管理者保存的出缺勤紀錄就會是很好的證據與談判工具,也讓管理者在對遲到者做出裁決時保持公正、客觀,對公司而言,也會產生很好的示範作用,有助於公司員工共同遵守準時原則。

至於工具方面,GoFace人臉辨識打卡系統是一套能幫助管理者快速整理員工出缺勤的打卡系統。透過1:N的先進人臉辨識AI技術,員工每天上班只需要掃臉就能在系統上留下紀錄。方便管理也方便計算出缺勤及薪資!員工的各種出席狀況一覽無遺。

即時發現、及早處理,以免後患

遇上慣性遲到的員工想必絕對不是管理者想要的情形,但當遇上時還是得想辦法改善。建議管理者不要等到狀況無法控制時才開始著手處理問題,要在最一開始發現時就立即處理,避免養成有損公司文化及形象的行為。

同時建議管理者在處理員工出勤問題時理性面對,避免過多的情緒性表現,所以這時如果能夠輔以出缺勤紀錄就能夠就事論事並理性地討論遲到問題。
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